تعتبر الأرشفة الالكترونية أحد الوسائل المهمة لتطوير نظام التوثيق والأرشفة وتحقيق الكفاءة الإدارية. وتسهم في خلق بيئة رقمية تقوي إمكانية الوصول وتطوير عمليات اتخاذ القرارات في المؤسسات المختلفة. الأرشفة و تداول الوثائق في المؤسسات هي عملية تنظيم وحفظ واسترجاع الوثائق الإلكترونية أو الورقية التي تحتوي على معلومات مهمة عن نشاطات وأهداف المؤسسة ،حيث تساعد على تحسين كفاءة وفعالية العمل وتوفير المساحة والوقت والمال.

الفئة المستهدفة:

• الموظفين في المستويات الإدارية المختلفة بالمؤسسات.
• موظفي قسم المحفوظات.
• موظفي الشؤون الإدارية والتدريب.
• موظفي المخازن.
• موظفي المالية.
• موظفي التسويق والمبيعات.
• موظفي الإنتاج والخدمات.

الهدف من الدورة:

• تهدف هذه الدورة إلى تقديم مميزات عدة مثل الاحتفاظ ببيانات المؤسسة المتنوعة إلكترونياً.
• تحسين سرعة البحث عن تلك البيانات وتقليل الزمن في الوصول إليها، وهي بمثابة خزان احتياط للوثائق الخاصة بالمؤسسة.
• تحمي أرشيف المؤسسة في حالات التلف أو السرقة، فهي تعتبر بمثابة خزان احتياط للوثائق الخاصة بالمؤسسة.
• تساعد في تسهيل عمليات مشاركة البيانات والتعاون وتعزيز الشفاية داخل المؤسسة وخارجها.

محاور الدورة:

• مقدمة عن التوثيق والأرشفة.
• كيفية تحويل ملفات الصور والوورد إلى صيغة PDF.
• إعداد سجلات البيانات في برنامج ميكروسوف إكسل.
• كيفية ربط الملفات ببرنامج ميكروسوف إكسل.
• إعداد صيغ لــ(إضافة، بحث، تعديل، حدف، طباعة التقارير) من خلال برنامج ميكروسوف إكسل.
• تمارين عملية لكيفية إعداد الأرشيف الإكتروني باستخدام برنامج ميكروسوف إكسل.

بعد الدورة سيكون الطالب قادر على:

• حفظ الملفات بصيغ مختلفة تتوافق مع تطبيقات برنامج ميكروسوف إكسل.
• ربط الملفات ببرنامج ميكروسوف إكسل.
• إعداد أرشيف إلكتروني في وقت قياسي.
• إعداد أرشيف إلكتروني لأغراض مختلفة داخل المؤسسة.

مميزات الدورة:

• سهولة وسرعة تعلم كيفية إعداد الأرشيف الإلكتروني.
• التكلفة منخفضة جداً مقارنة بتعلم الأرشفة باستخدام منظومات تعتمد على لغات البرمجة.